J-acfa（ジェーアクファ）では失敗しない業務効率化だけでなく、生産性を高めるバーチャルオフィス構築、デジタル領域における社内コミュニケーションの変革を実現する【 DX導入支援 】を手がけています。社会貢献を意識したリーズナブルな価格設定で、中小企業のみならず、小規模法人や個人事業主の皆さまにも喜ばれております。
【この記事はこんな方におススメ】
- 【 DX 】って何から手をつければいいのかわからない。
- 【 DX化 】で失敗しないポイントを知りたい。
- 【 DXツール 】を導入してみたけど現場で混乱が起きやすい or 情報共有がうまくいかない。
- 【 DX推進 】によって業務効率化・生産性の向上・業績UPを目指したい。
目次
＝DX時代のチームワークをデザインする＝
コロナ禍以降の世界は遠隔コミュニケーションを前提としたものに変わってきています。
ミーティングは【Zoom】で、こまごまとした情報交換は【チャット】で、そして今、ビジネスシーンのあらゆる情報共有を、DXツールと呼ばれるクラウドサービスに集約し、遠隔で共同管理できる環境が社会全体で求められています。
DX推進は経済産業省を中心に国を挙げて叫ばれていますが、その理由は経産省の試算によると、2025年までにDX化を国全体で果たせなければ、年間12兆円もの経済損失が生まれ、我が国全体の経済力が低下すると言われているからです。
ここで今何が起きているのか・・・それは、人の心が置き去りにされたコミュニケーションです。
当協会でDX推進の支援をさせて頂いた企業の中では、安易に導入したDXツールの煩雑にただ情報だけが放り込まれたシートの中で、使用マニュアル通りの運用を徹底させられ、一つ一つの情報の意味や重要性が共有されないままに、現場のスタッフが情報の入力作業と、【名ばかりの共有】に追われている現場を数多く見てきました。
単に「紙を無くせばいい」「それぞれのスタッフが持つファイルをクラウド共有すればいい」といった安直な発想では、最初こそ便利そうに見えても、情報が溜まってきたら洪水のような情報にスタッフ全員が飲み込まれて、かえって情報を共有したり、正しく管理することが困難になります。
本末転倒な「DXトラブル」が社会全体で大量に生み出されているのが令和時代の現状です。
目に見える情報だけに囚われてしまえば、「言葉では簡単に言い表せない何か・・・」という重要な情報、つまり一人一人の頭の中・心の中にある「ビジネス成功の原石」は置き去りにされてしまい、DX推進によって逆にビジネスチャンスを失う体質が組織に出来上がってしまう危険性があります。
DX推進においては、チームのメンバー一人一人が情報共有の精度を高め、チーム力が自ずと高まる「しくみ」「コミュニケーション環境」のデザインを、あらかじめ丁寧に行うことがとても重要になります。
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＝DX化の先に待ち受ける２つの分かれ道＝
DX化は” 情報の見える化 ” ” 遠隔での情報共有 ”を目的の命題としていますが、日本で現在採用されているDXツールの多くは、分散化された管理画面によって情報は散乱し、それでいて確かにそこに情報はあるために、新たな情報をアップロードして、共有すべきチームにメンションすれば「共有完了」というワークフローに陥ります。
この先にある1つ目の分かれ道は「コミュニケーション力を失ったチーム化」です。
なぜこのようなことになるのか・・・？
それは、DX化の影響でスタッフ間での「言語情報に収まりきらない情報」の共有が失われるためです。
例えばあるGoogleスプレッドシートの表の中に、プロジェクトのワークフローが示されていて、その都度「完了」するたびに進捗状況を更新し、問題が起これば問題の内容を記載していくとします。
そしてこれらの更新を、【Slack】などを利用してメンバーにメンションします。
メンバーは該当する箇所を確認して、情報から状況を認知して必要な対応を取ります。
このような局地的ミクロな、情報共有のふりをした情報交換に傾斜していくと、人は必ずプロジェクトや会社の全体感を見失い、手元にある自分に与えられたタスク（作業）だけに囚われていくことになります。
するとスタッフは周りがどんどん見えなくなっていく・・・このような状況が待ち受けています。
経営者及び経営担当者であれば、このような体質が会社全体にまん延していく怖さはお分かりいただけると思います。
ここに現在、国を挙げて叫ばれている「DX推進」の怖い落とし穴があります。
遠隔コミュニケーション、リモートワークが浸透する中で「DX化」が求められるならば、DX化において最も重要なのは、リモート環境の中にリアルなコミュニケーションを実現する「DX化」のはずです。
人々がデスクを並べて仕事をする、ミーティングテーブルを挟んで議論をする、このようなリアルな人的交流が減少していく中で、離れた人々同士が言葉に表現しきれない部分までをも共有できるようなコミュニケーション。情報としての簡潔な短文の交換では収まりきらない情報を、デジタル領域で共有し、課題の解決策を模索・策定し、計画の進捗やその都度起こる問題を共有して、全員が1チームとなって業務を進めていける、そのような遠隔コミュニケーションの場を生み出すことこそが、本当のDX化に与えられた大命題のはずです。
DX化によって、離れていてもより濃密な社内コミュニケーションが実現する。
もっと言えば、バーチャルオフィス、バーチャル本社を構築する。
そう・・・これが、もう一つの分かれ道です。
これらを実現するためにDX化において最も必要になるツールは、煩雑に散乱した情報を一か所に集約し、共有すべき具体的な情報を共同編集し、積み上がるファイルだけではなく、プロジェクトや会社の歴史を一元的に眺め、将来にわたって過去の情報を検索・分析できる社内Wiki機能を持った「オールインワンアプリ」です。
そこで2016年に登場したのが【Notion】というオールインワンアプリです。
Notionは作り込まれたブログのようなLP（ランディングページ）を、専門知識がなくてもノーコード（プログラムの知識を必要としない）で誰でも簡単に作成できます。
【実はこのページもNotionで作成しています】
同じプラットフォーム内であらゆるファイルを共有をし、ノートはもちろん、TODOリストやカレンダー、表の作成、タスク管理が行えます。そして何よりも、Notionの中で他のメンバーとのコミュニケーションを行うことが出来るというオールインワンアプリです。
Notionの導入はMicrosoftやGoogleなど他のアプリからの乗り換えを強制しません。
その最大の理由は、Notionを他のアプリのファイル共有の場として利用できるからです。
表計算や文章作成の全てをNotionに移行しなくても、Excelやスプレッドシート、WordのファイルをNotionの中で共有し、ミーティング中の議論や議事録作成をNotionの中で行うという使い方が可能です。（もちろんNotionの議事録の中にWordやExcelのファイル、スプレッドシートの埋め込みなども格納できます）
これまでに使い慣れたアプリを排除しなくても、NotionをDX化のプラットフォームとして導入することで、これまでのやり方（DX推進の足かせと呼ばれるレガシーシステム）も共存が可能になります。
これは、ITリテラシーの低い社員にもDX推進に積極的に参加してもらう上でとても重要なポイントです！
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＝NotionでチームのDX環境を設計する＝
改めて「DX」（デジタルトランスフォーメーション）の意味を紐解くと、
- デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること
- 既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをもたらすもの
という意味になります。
壮大な目標であるDXを実現させるための環境を、私たちは「DX環境」と呼んでいますが、Notionを用いることで、低コストで非常に自由度の高い、自社でカスタマイズが可能になるDX環境を整えることが可能になります。
～Notionで出来ることをざっと簡単にまとめると以下のようになります～
中小企業であれば、NotionだけでDX化のほとんどが網羅できます！
| ドキュメント管理 | 人材管理 | タスク管理 |
| 社内・社外向けホームページ制作 | 目標管理 | FAQ |
| 日報管理 | 顧客管理 | 議事録管理 |
| オンボーディング | 備忘録 | そのほかアイデア次第で自由自在 |
例えば、請求書をPDFで発行して請求済みとなったら請求書データベースに格納して、チェックボックスで完了のチェックを入れる。（同時に請求担当者のユーザー情報も残せる）
こういった、使い方のバリエーションは社内のニーズの数だけあると言えるでしょう。
Notionなら、DX環境のプラットフォームとして自由自在に独自の仕組みをデザイン出来ます！
しかし同時に・・・「自由すぎてどうデザインして良いか分からない」というのがNotion導入のハードルの高さでもあります。
そのためNotionでDX環境をデザインする際には、事前に以下のような設計図を丁寧に作り込む必要があります。
- 各部署のチームスペースを立て分ける。
- スペース内にプロジェクト管理など、各管理項目別にページを立ち上げる。
- 管理データベースに記録する情報の種類を設定する。
- 新規データベースを立ち上げた際のひな形テンプレートを作成する。
Notionを導入する際に最も重要なことは、「とにかく触りまくって、Notionを楽しみ、Notionに慣れる！」ことなのですが、その前に一例としては上記のような、社内の構図をNotionの中に構築する設計図を設定しておかなければ、様々な部署の、様々な属性の情報があちこちに散乱してしまい、結局Notionを導入してもカオスが生まれ、典型的なDX化失敗の道をたどることになります
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＝J-acfa(ジャクファ)が行っているDx化の導入設計支援＝
申し遅れましたが・・・私たちJ-acfa（ジェーアクファ）正式名称：一般社団法 日本芸術文化友好親善協会は、音楽・芸術・エンタメ・広告業界での20年以上にわたる経営経験を基に、国内外で散見される無理解を解消するために、相互理解を深めるきっかけを生み出すことを理念に、令和元年に新たに設立された社会貢献活動に取り組む一般社団法人です。
外務省と4年に渡って協力し、日本を取り巻く隣国との国際文化交流にも尽力していたりします。
これらの活動運営のための収益事業の一つとして、国内外でリモートワークを20年以上行ってきた経験から、DX推進時代における「失敗しないバーチャル・オフィスデザイン」そして、「DX時代のためのデジタルコミュニケーション変革」をテーマに、NotionをプラットフォームとしたDX環境の導入支援をオンラインで行っています。
社外秘のため公開出来ませんが、これまでに大財閥グループ企業の営業支援システムの設計から、躍進するスタートアップのIT企業、はたまた地元に愛される飲食店まで、様々な規模・業種・業態の企業様にDX導入支援を手がけております。
小規模法人や個人事業の皆さまからのご相談も大歓迎です！【全国対応】
【具体的には以下のようなお手伝いをさせて頂きます】
- Notion内におけるバーチャルオフィスの部門別設計。
- 部門内の各情報種別ごとのページ設計。
- ページ内で必要となるデータベースの設計。
- Notionの基本的な使用法とオリジナルで設計されたデータベースの運用法の指導。
【導入期間および終了後の対応】
以上の工程・講習はオンラインによって行われ、およそ1～3ヵ月の期間（契約時に設定）を持って終了となります。
（訪問による打ち合わせ・指導講習は別途お見積り）
必要に応じて保守・カスタマー・指導継続など契約延長をすることも可能です。
＝導入費用について＝
事業規模や従業員人数によって設計や講習などの作業ボリュームが大きく変動するため、費用を一概にここで即答することは出来ませんが、これだけの機能を持つNotion自体の導入は、なんとプラスプランの月額わずか8ドル（年払い）から導入が可能です。
小規模法人なら、DX環境としてはこれで充分でしょう。
しかし、ツールそのものは安く見えても、一般的にNotion導入コンサルだけに関わらず、DXツールの仕組みの設計・導入支援コンサルは、何百万円と多額のコストがかかるのが現状DX推進環境の相場観となっています。
これらの相場観からすればJ-acfaではかなり低コストな導入支援のご提案が可能です。
その理由として、J-acfaの理念である「相互理解のきっかけを社会に生み出す」ためには、リモート化が猛スピードで進む現代社会において、心が通う、「ハート to ハート」「ハートウォーミング」なコミュニケーションが、ヴァーチャル環境で実現しなければならない！という私たちの社会貢献の想いから、少しでも多くの方に、DXによる業務効率化だけでなく、デジタルコミュニケーションの変革、リモートでの心が伝わるコミュニケーションを体験していただきたいと考えているからです。
まずはお気軽に【無料見積り・無料相談】をお問い合わせください！
「Notion導入支援」 の流れ